Logistique GTBN Week end du 14/15 Avril 2018

Sauf réel gros pépin je me tiens à disposition pour aider

Je n'ai pas tout suivi mais on n'a plus la salle de Guiberville ?

Il me semble avoir lu que Cédric avait annulé la résa du 15 vu qu'on était parti sur le week-end suivant... mais je me trompe peut-être.

C'est pas encore fait. On a gardé la resa pour le 15.

ET ben nickel alors. On peut poster ?
Je relis le règlement.

tu valides ?

je mets le règlement sur le warfo ?

Vire la ligne sur le point de règlement à la c... car on n'en a pas.

Indique peut-être une explication sur la hausse du tarif.

Petite relecture et proposition de màj (frappe uniquement) en mp.

Beau boulot messieurs .

Salut tout le monde,
je viens faire le point.
Nous devrons facilement atteindre les 20 équipes cette année. J'ai même fait une projection de budget à 22 équipes, soit 880 euros.
La salle : 225 euros
Les repas : 50 personnes = 100 repas = 400 euros max (faudrait avoir la facture précise de la dernière édition).
Les petits déjeuners : 100 euros
Goodies : gobelets personnalisables, environ 1 euro/gobelet, 70 euros max
Trophées : 7 licornes à 6 euros : 42 euros

On est juste dans nos frais avec, il me semble, une marge plus confortable que l'an passé même si quelques équipes en plus (30 idéalement) permettraient d'être vraiment à l'aise.

Quid des repas ?
Rôti+patates ? Simple et efficace
Gnocchis carbo ? Plus simple que les bolo.
Une autre idée ?

Z'en pensez quoi ?

J'ai ressorti le détail de l'an dernier.

Nous étions 70 de mémoire. là je vais partir sur 30 équipes, soit 60 joueurs. On a la place et le matos pour ça.

Pain et croissants : 125.50. Il restait 5/6 baguettes en fin de tournoi.

Lot en cidre : 141.60 (d'ailleurs l'asso te les dois toujours, boris). Toujours des lots cette année ?

Bouffe : 505 euros. (dont cannettes du jour 2 et barres chocolatées)

Bouffe soirée : Pizza + Teurgoule = 247.41 + 28.80.

Biere : Location de tireuse 15 euros.
3 futs : 225 euros

Salle 225 euros

Les gobelets : J'attend le devis, mais la commande mini est de 250. donc va falloir le prendre en compte.
j'avais dejà fait un devis à st lo, on était à 500 euros pour 500 gobelets. En passant par internet, ça devrait revenir un peu moins cher. disons 220 euros.

Licornes 42 euros.

Donc au total : 1775 euros de charges à prévoir.

Recettes possibles :

Inscriptions actuelles 22*40 = 880
inscriptions possibles 30*40 = 1200

Pizzas pour le soir + teurgoule : 10 euros par tête (l'an dernier 32 pizzas on trouvé preneur) = 320 euros.

Bières pression : 3 fûts de 30 litres l'an derniers, soit 360 demis sur 2 jours. si on part sur 1 euros, c'est possible si et seulement si on a 30 équipes. Si on se limite à 22 équipes, il faudra passer à 1.50 sinon, on sera dans le rouge de 250 euros.



Donc, même si c'est une côte mal taillée, voilà ce que ça peut donner.

Pour 22 équipes

On sera plus cher niveau bières pour rentrer dans nos frais. Mais c'est une inconnue malgré tout parce que nous ne pouvons qu'estimer la conso.

Pour 30 équipes on est mieux, mais c'est pas la folie non plus. par contre la bière sera à 1 euros. et ça c'est bonheur !

Les économies possibles :

Les gobelets : sur internet, j'ai trouvé des devis pour 70 gobelets (je recherche les liens pour vendredi). On partirait donc sur 70/80 euros. Un nombre réduit permettrait de plus personnalisé le gobelet (genre "GTBN 2018 finisher" pour copier les t-shirts offerts à la fin des marathons) Si on a 200 gobelets, on pourra juste mettre GTBN vu que ça resservira les années suivantes. Mais si jamais il n'y a plus de GTBN (espérons que non), c'est de l'argent perdu.

Les bouteilles de cidre : soit passer par un producteur local pour diminuer les prix, soit offrir une seule bouteille par équipe, soit ne pas en offrir vu qu'on offre des gobelets. J'opterai pour la dernière solution. A la place, j'ai vu des bonbons licornes sur internet : http://littlelicorne.fr/produit/anniversaire-licorne-150-bonbon-haribo-pays-des-fees/. On en fait des petits sachets et on peut les offrir dès le début pour que les joueurs s'en servent de marqueur à points de commandement. Si on décide d'en offrir exactement le bon nombre à chaque équipe, on doit être sur quelque chose comme 6x4x30 = 720 = 5 boîtes = 50/70 euros. Après, c'est juste une idée.

Je propose de faire du crumble pour le dessert du samedi midi. Facile à faire et pas cher.

Pour la bière, le 3e fut n'avait pas été ouvert, si ? Pour le prix, il y aura aussi un impact prix/consommation à prendre en compte. Pas sûr qu'une augmentation des prix augmentera les recettes. (il doit bien y avoir des études scientifiques sur le sujet )

Pour le petit-déjeuner, il me semble que celui du dimanche avait beaucoup moins bien fonctionné que celui du samedi. Il y a des économies à faire sur ce poste.

Le repas reste la principale source de dépense et je pense la principale source d'économies potentielles.

c'est le 4ème fût qui n'a pas été ouvert.

Pour les cup, j'ai demandé un devis pour 250 gobelets génériques aux couleurs du "tournoi du bocage normand" avec le logo présent sur vos T shirt. Comme ça ça servira pour les deux tailles de tournois. certes plus coûteux cette année, mais plus économique par la suite. C'est un pari.

Clairement le petit dej, tout était parti ou presque. on avait dû jeter quelques baguettes, mais si on gratte 5 euros, ça sera bien.

Bien sur que les bières dépendent de la conso. mais soyons clair, à 1 euros, c'est vraiment pas cher du tout, et ça amorti à peine les frais engendrés. A peine 0.34 par demi

Faut bien avoir à l'esprit que outre l'aspect financier sur lequel je ne veux pas de perte, bien évidemment, il faut aussi que l'on puisse financer quelques achats de décors au fur et à mesure.

De manière générale, il faut affiner plus précisément quand on saura combien d'équipe font le déplacement.

Pour le Repas :

Roti et patate le midi, ça marche bien, c'est simple, ça plait... on peut même faire le rôti et patate autour classique au four, c'est juste un peu galère d'éplucher 9 kilos de patates, mais une fois coupées en morceaux, tout cuit en une fois et c'est vachement plus simple à gérer.

le dessert. Du crumble pour 60, ça fait quand même du taf à abattre. Va falloir que j'essaye de voir si j'arrive à en faire de manière simple et rapide chez moi, avant de valider ça. Parce que pour la bouffe, clairement, je compte pas du tout sur toi. Le vénérable n'étant pas dispo, tu seras booké coté jeu.

Pour le deuxième repas... les gnocchis, pour 60, ça va faire cher.

Les bolos ça va c'est pas si complexe, je gère bien. Par contre on va pas faire des spaghettis. Des farfalles ou des pennes, c'est plus simple niveau cuisson et service.

dessert, ça peut être de bêtes gâteaux au yaourt ou du quatre quart. c'est bon et pas compliqué non plus.

Clairement, on peut faire plus économique, mais si on commence par être juste déjà maintenant, sur le papier, avec les imprévus... on est mort.

Petit inventaire rapide, aujourd'hui, de mes décors disponibles pour le tournoi.

Je dois pouvoir réunir de quoi constituer ;
- deux tables urbaines (13 décors soclés du type présenté hier soir)
- une table impériale (3 à 5 bastions, 2 lignes de défense, épave de navette)
- une table nécron (1 grande pyramide, 1 ziggourat, 1 grand et 4 petits obélisques, 4 tourelles de défense, 4 boules "plasma", 1 statue géante (titan nécron)) ...

J'essayerai de vous présenter des photos de chacune, en situation, dès que possible.

Merci Potius. Je pense que nous aurons en effet besoin de tes tables surtout que c'est du beau boulot.

Nous aurons entre 20 et 30 équipes, soit entre 10 et 15 tables. Du chiffre définitif dépendra le nombre de décors dont nous aurons besoin.

Sinon, les trophées Licorne sont commandés. J'en ai pris 10
1 pour le prix de peinture
6 pour le podium
1 pour le prix du mou
2 autres pour d'éventuels prix

Merci à toi laurent !

Merci également à toi Thibault !

J'ai fait la demande à la mairie pour que nous soient livrées des tables en plus à la salle pour ce week end là.

On peut donc accueillir 15 tablées, soit soixante joueurs.

On aura également deux trois tables d'orgas en plus.

A priori, nous serons 25 équipes.

Il faudra donc une équipe tampon !

Nous voici donc fixé : 1000 euros de budget.

Sans aucunement chercher à faire faux bond si près du but, l'hospitalisation en urgence de mon épouse cette nuit me conduit aux réflexions suivantes :
- décors
que je puisse passer le weekend sur place ou pas selon le cas, je fournirai les décors convenus (livraison et retour)
- équipe tampon
là, n'étant plus certain, aujourd'hui, de pouvoir passer le weekend loin de madame, je souhaiterai ne pas en avoir la responsabilité et laisser deux joueurs plus "fiables" que moi participer

Bien sur, si la situation s'améliore rapidement comme je l'espère, je fournirai plus d'aide .

J'espère que ça va s'arranger, Laurent.

Bon rétablissement à Madame !

On aura vraisemblablement 26 équipes.
Perso, je tiens à la bière à 1 euro. Pour moi, cela participe à l'ambiance d'un tournoi. On a fait augmenter le tarif de 10 euros, il ne faut pas l'oublier.

SI je résume :

recettes :
26x40 = 1040 euros

Dépenses :
licornes : 50 euros
pain/croissant : 125 euros
bouffe : 500 euros
salle : 225 euros
Total : 900 euros

Il reste donc environ 100 euros en gardant une marge de sécurité de 50 euros. Est-ce possible de trouver une cinquantaine de gobelets pour cette somme ?

Je compte la bière à part car normalement, cela doit se rentabiliser.

Je souhaite un bon rétablissement à ta femme. Pourvu que ça ne soit pas trop grave.

Pour la partie budgétaire, ça devrait le faire avec 1040 euros.

A rajouter dans les charges : Le chauffage de la salle (j'attend la facture pour le 25 mars, avec le détail mais pour deux jours faut prévoir dans les 50€)

Au niveau des bières, on va partir sur 3 fûts, comme l'an dernier. soit 240 euros de charges avec la location de la tireuse, sauf augmentation tarifaire. On devrait "marger" dans les 80 euros sur ce poste.

Je vais faire en sorte de limiter les coûts sur la partie bouffe pour coller au mieux au budget, et engendrer de la marge pour pouvoir investir pour l'an prochain, tout en laissant la bière à 1 euros.

Donc, en intégrant les gobelets dans le détail :

recettes : 1040 (26*40) +360 euros (bière)

Total : 1400

Dépenses :

Salle : 225
Chauffage : 50
Licornes : 50
Pain et croissants : 125
Gobelets logotés : 235.80
Bouffe : 500
Location tireuse : 15
3 fûts : 225

Total 1425.80

La location de la tireuse est faite, je passe la prendre le 13 dans l'après midi.

Donc on est légèrement dedans au prévisionnel. Je vais donc faire en sorte d'établir un menu plus économique qui nous permettra de dégager du profit.

A ses dépenses, on peut tout de même soustraire la moitié des gobelets : il y aura 50 joueurs, nous conserverons donc 75 gobelets pour d'autres événements. Soit 118 euros (j'ai divisé la note en deux pour simplifier)

Mais dans tous les cas, il faudra tirer au maximum sur le coût des repas si on veut dégager une marge de sécurité.

Il faut quand même les payer les gobelets, et pas l'an prochain.

Je suis bien d’accord.
Il faudrait une case « investissements » dans les finances de l’asso

Pour schématiser rapidement les finances de l'asso :

nous sommes 10 environ : soit 300 euros de recettes.

L'assurance coûte 90 euros.
T3 coûte 30 euros

chaque années, il y reste en gros 180 euros pour faire des trucs. Principalement investir dans des décors. L'an dernier il y a eu aussi bloodbowl. Cette année, j'ai sorti 110 euros pour payer du décors (ceux que je suis en train de préparer pour le tournoi justement).

Donc on a un "matelas" de 70 euros à peu près, ce qui sert en gros à assurer en cas de plantage dans le tournoi, que l'on soit dans les clous pour continuer à exister.

Faut pas estimer trop large. On ne l'est pas.

Tel que je vois les choses, on paie cette année (et on amorti donc cette année) les gobelets, et ça nous permettra de proposer mieux l'an prochain, ou d'investir plus en faisant plus de marge.